Czym jest eGroupWare?

eGroupWare to system wielu elementów połączonych ze sobą, stanowiący elastyczną platformę CRM przeznaczoną do obsługiwania zadań takich jak: grupowy (korporacyjny) kalendarz, książka adresowa, kompleksowa obsługa poczty elektronicznej, rejestr kontaktów, zarządzanie projektami, menedżer plików, listy dyskusyjne, ewidencja zgłoszeń i wiele innych. Wszystkie te moduły mogą korzystać ze wspólnej bazy danych oraz wyjątkowo funkcjonalnych "list kontroli dostępu" (ACL) służących kontroli przepływu informacji oraz sterowaniem praw dostępu do nich. Dzięki modułowej konstrukcji, oraz licencji typu Open Source, eGroupWare stał się najbardziej dynamicznie rozwijanym systemem klasy CRM na świecie. Jego zdecydowana przewaga w stosunku do innych systemów tej klasy ma swoje źródło nie tylko w otwartym kodzie, ale także elastyczności, skalowalności i wieloplatformowości tego projektu.

Wymagania

eGroupWare potrafi pracować na praktycznie dowolnym systemie operacyjnym (Unix, Linux, Windows, MacOS), który obsługuje serwery www z obsługą php (np. darmowy Apache, Roxen, IIS). Konieczne jest także działanie na serwerze praktycznie dowolnego systemu baz danych (zalecane: MySQL, PostgreSQL, MS SQL); możliwe jest także używanie katalogu dostępnego poprzez LDAP. Aby w pełni wykorzystać możliwości, jakie daje tak zaawansowany system komunikacji korporacyjnej jak eGroupWare, zaleca się także udostępnienie mu komunikacji z serwerami SMTP oraz POP3/IMAP.
Od strony użytkownika wymagana jest jedynie możliwość komunikacji z serwerem i poprawnie działająca przeglądarka stron www (np. Internet Explorer, Mozilla, czy Opera).

Możliwości

System umożliwia profesjonalne zarządzanie projektami, obsługą klienta, wymianą informacji wewnątrz przedsiębiorstwa, ewidencją zgłoszeń, a także wymianą plików. Dzięki możliwości importu i eksportu danych z większości modułów, możliwe staje się bezproblemowe przenoszenie istniejących zapisów (np. z i do MS Outlook lub Outlook Express), które można z poziomu eGroupWare udostępnić innym użytkownikom. Większość zapisów w bazie może zostać podzielona na zdefiniowane wcześniej kategorie, co znacząco wpływa na przejrzystość uzyskiwanych informacji.

Moduły, które korzystają z widoków tabelarycznych mogą zostać skonfigurowane przez użytkownika tak, aby domyślnie wyświetlały zestaw danych najbardziej użytecznych osobie, która z nich korzysta. Opcje dostosowywania wyglądu dotyczą nie tylko zawartości wyświetlanej przez poszczególne moduły, ale także całego interfejsu użytkownika, a więc w zależności od ustawień, eGroupWare może wyglądać inaczej u poszczególnych użytkowników.

Instalowanie i korzystanie z dodatkowych "skór" jest w dużym stopniu zautomatyzowane i nie stanowi dla administratora większego problemu. W każdym widoku, który łączy w sobie dane z kilku modułów możliwe jest natychmiastowe uzyskanie dostępu do edycji danego elementu poprzez przeniesienie do modułu odpowiedzialnego za jego obsługę.

Kalendarz

Grupowy kalendarz to jeden z podstawowych modułów systemu eGroupWare. Główne jego funkcje to oczywiście ewidencjonowanie planowanych zdarzeń (spotkań, wyjazdów, itd). Podział na kategorie (i możliwość odpowiedniego oznaczania kolorami poszczególnych kategorii) znakomicie ułatwia odnalezienie szukanych informacji, użytkownicy mają możliwość zapraszania na spotkania innych uzytkowników systemu na planowane spotkania (wraz z możliwością wyszukiwania wolnego czasu), system umożliwia także podgląd kalendarza - zarówno pojedynczego innego uzytkownika, jak i całych grup uzytkowników, które to grupy także możemy dowolnie definiować. Istnieje także możliwość planowania spotkań "prywatnych", które nie są dostępne dla innych uzytkowników, a dzięki którym możemy poinformować innych uzytkowników o naszych planowanych nieobecnościach.

Standardem w eGroupWare jest możliwość powiadamiania użytkownika o zmianach jakie dokonano w interesujących go informacjach (np. o zmianie numeru telefonu klienta, czy delegowaniu go do określonego zadania w projekcie). Na tej samej zasadzie działa mechanizm zaproszeń na różnego rodzaju spotkania, który w zależności od uprawnień zapraszającego - rezerwuje lub nie - pozycję w kalendarzu adresata. Nie ma konieczności korzystania z zewnętrznych aplikacji pocztowych, ponieważ eGroupWare oferuje kompleksową obsługę poczty elektronicznej z możliwością korzystania z wielu kont jednocześnie, wprowadzaniem indywidualnych filtrów poczty, podziałem na spersonalizowane foldery pocztowe i możliwością wyszukiwania w poczcie na podstawie zadanych kryteriów.

Dziennik CRM

Kolejnym bardzo ważnym modułem eGroupWare jest InfoLog, czyli system CRM, który umożliwia wprowadzanie notatek, list zadań do zrobienia, czy prowadzenie dziennika połączeń telefonicznych. Prócz tego można dzięki niemu uzyskać wgląd w kompletną historię kontaktów z danym klientem; InfoLog udostępnia także możliwość delegowania odpowiedzialności za dane zadanie czy kontakt z klientem na innego użytkownika. Każdy wpis w module CRM może zostać opatrzony sporą ilością dodatkowych informacji, a także listą plików udostępnianych w specjalnym wirtualnym systemie plików eGroupWare. Każda pozycja w InfoLog może posiadać swoje wpisy potomne (zagnieżdżone), dzięki czemu pojawia się hierarchiczna struktura informacji, tak często poszukiwana w aplikacjach tego typu.

Do zarządzania projektami eGroupWare również posiada oddzielny moduł, który tak jak pozostałe, wykorzystując istniejącą bazę danych kontaktów oraz kalendarz umożliwia kompleksową kontrolę nad przebiegiem projektu, jego budżetem, oraz rozliczaniem czasu i kosztów pracy. Prócz tego moduł ten umożliwia zdefiniowanie pod-zadań w ramach wybranego projektu, a także generuje niezbędny zestaw statystyk dotyczący przebiegu wykonania projektu.

Dla potrzeb wymiany informacji eGroupWare posiada zintegrowany wewnętrzny moduł komunikacyjny, dzięki któremu użytkownicy mogą między sobą w wygodny sposób wysyłać proste komunikaty bez konieczności używania poczty elektronicznej.

Nie sposób nie docenić także części systemu zaprojektowanej do ewidencji problemów i różnego rodzaju zgłoszeń. Moduł ten umożliwia nie tylko zaewidencjonowanie zgłoszenia o problemie, czy usterce, ale pozwala na pełną kontrolę nad przebiegiem procesu usuwania danej usterki, dzięki oznaczaniu każdego wpisu odpowiednim statusem (np. "zatwierdzone", czy "wymaga poprawki"). Dzięki szczegółowej ewidencji czasu pracy i kosztów można uzyskać dokładne informacje na temat zasobów zużywanych przy usuwaniu problemu. Priorytetowanie zadań w tym module pozwala na zwrócenie użytkownikom szczególnej uwagi na problemy najważniejsze i najpilniejsze, a historia danego wpisu umożliwia wgląd we wszystkie zmiany lub działania jakie dokonano od początku zgłoszenia, aż do chwili obecnej.

eGroupWare posiada także moduł odpowiedzialny za obsługę Wiki; umożliwia on wielu użytkownikom wspólną pracę nad jednym dokumentem włączając w to kontrolę jego wersji.

Każdy użytkownik może również zdefiniować swoje zakładki będące odpowiednikami "Ulubionych" w programie Internet Explorer. Każda taka zakładka opatrzona jest oceną (rankingiem), a także posiada możliwość wysłania jej innym użytkownikom.

Dla użytkowników, których praca opiera się na zbieraniu i przetwarzaniu informacji prasowych, eGroupWare posiada specjalny moduł, który umożliwia wyświetlenie nagłówków najświeższych artykułów z wybranych czasopism w formie bezpośrednich linków.

Przydatny może okazać się także niewielki moduł działający na zasadzie pospolitego słupa ogłoszeniowego, na którym administrator umieszcza informacje dla wszystkich użytkowników systemu. Równie ciekawą funkcjonalnością jest możliwość głosowania przez użytkowników nad wybranymi przez administratora zagadnieniami. Wyniki takich głosowań mogą zostać użyte nie tylko do generowania statystyk, ale także jako podstawa przy podejmowaniu decyzji.

eGroupWare posiada także moduł, którego użyteczność nie podlega kwestii; Baza Wiedzy dostarcza bowiem potężnego narzędzia dla wymiany doświadczeń i wiedzy. Oferuja ona możliwość podziału na kategorie, w ramach których umieszczane są nie tylko artykuły z wybranej dziedziny (z możliwością dołączania plików w postaci załączników), ale także zadawania pytań, podobnie jak w przypadku forum dyskusyjnego. Każdy artykuł opatrzony może zostać komentarzem i rankingiem; obok widnieje także ilość wyświetleń, a w dodatkowych okienkach umieszczona jest lista najczęściej czytanych wątków, a także linki do kilku najnowszych tematów. Wszystkie dokumenty podzielone są na kategorie, opatrzone listą słów kluczowych, a wyszukiwanie w bazie może odbywać się po polach takich jak autor, kategoria, słowa kluczowe, czy numer artykułu.

Cały system nie mógłby pełnić roli profesjonalnej platformy wymiany informacji, gdyby nie posiadał mechanizmów zabezpieczających zawarte w nim dane. System zabezpieczeń oparty na listach kontroli dostępu (ACL) jest podstawowym mechanizmem bezpieczeństwa w eGroupware. Dane znajdujące się w bazie mogą zostać odpowiednio zabezpieczone przed dostępem, modyfikacją, bądź usunięciem przez niepowołanych użytkowników. ACL'e pozwalają także zwykłemu użytkownikowi na zachowanie prywatności, lub poufności na prośbę klienta. Dzięki takiemu podejściu do kwestii zabezpieczeń, autorom projektu udało się przygotować eGroupWare do pełnienia roli poważnego systemu wymiany informacji w złożonej organizacji.

Najlepszym dowodem na solidność i profesjonalność projektu eGroupWare jest chyba fakt, że z powodzeniem funkcjonuje on w strukturach rządu stanu Parana w Brazylii, czy w przedsiębiorstwach takich jak: Port Lotniczy w Vatry (Francja), Pet Doctors Limited (Wlk. Brytania), Industrias Corpańal (Wenezuela), Tricom Computer Systems (USA), Rezerwy Policji Miejskiej Stanu Columbia (USA), czy Calgary Honda i Calgary BMW (Kanada).